Dökümantasyon Prosedürü
- Belge Oluşturma: Her gayrimenkul işlemi için standart belgeleri oluşturuyoruz. Bu belgeler arasında sözleşmeler, teklif mektupları, tapu ve mülkiyet belgeleri, ödeme planları ve diğer yasal dokümanlar bulunur.
- Belge Standartları: Belge oluştururken belirli standartlara ve formatlara uyulmasını sağlıyoruz. Bu, belgelerin tutarlılığını ve bütünlüğünü korumamıza yardımcı olur.
- Müşteri İletişimi: Müşterilerle yapılan tüm yazılı ve sözlü iletişimi belgelendiriyoruz. Bu, gelecekte olası anlaşmazlıkların önlenmesi ve doğru bir iletişim kaydının tutulması açısından önemlidir.
- Gizlilik ve Güvenlik: Dökümantasyon süreçlerimizde müşteri bilgilerini gizli tutma ve güvenlik protokollerine uygunluk büyük önem taşır. Herhangi bir hassas bilgi, ilgili yasal düzenlemelere uygun olarak korunur.
- İzleme ve Revizyon: Belge süreçlerini düzenli olarak gözden geçiriyoruz ve güncelliyoruz. Değişen yasal düzenlemeler, şirket politikalarındaki güncellemeler veya müşteri geri bildirimleri doğrultusunda belgeleri revize ediyoruz.
- Erişim Kontrolü: Dökümantasyonlara sınırlı erişim sağlayarak, güvenlik önlemlerini artırıyoruz. Sadece yetkili personelin belgelere erişebilmesini sağlamak, bilgi güvenliğini sağlamak için önemlidir.
- Eğitim ve Farkındalık: Çalışanları, dökümantasyon prosedürleri ve güncellemeler konusunda düzenli olarak eğitiyoruz. Bu, belgeleme süreçlerine uyumun artırılmasına ve tutarlılığın sağlanmasına yardımcı olur.
- Arşivleme ve Depolama: Belgelerin fiziksel ve dijital kopyalarını güvenli bir şekilde arşivliyoruz. Gerekli olduğunda, belgelerin kolayca erişilebilir olmasını sağlıyoruz.
Dökümantasyon prosedürümüz, şeffaflığı, güvenilirliği ve uyumu sağlayarak iş süreçlerimizi etkin bir şekilde yönetmeyi amaçlar. Bu sayede, müşterilerimize karşı sorumluluklarımızı yerine getirirken yasal ve etik standartlara tam uyum sağlamış oluruz.